Comment bien ranger ses papiers ?
Vous vous sentez dépassé face à la pile de papiers à ranger ?
Vous ne savez pas comment ranger vos papiers et par où commencer ?
Les papiers peuvent devenir un vrai cauchemar quand ils s’accumulent.
La solution, c’est de s’en occuper une bonne fois pour toutes.
C’est pourquoi nous vous proposons dans cet article des astuces pour résoudre ce problème.
Vous trouverez toutes les étapes nécessaires pour entamer votre rangement sereinement.
Cerise sur le gâteau, avec nos conseils, vous n’aurez plus à refaire le tri.
C’est parti !
On commence d’abord par réunir tous les documents pour faire le tri et garder uniquement l’essentiel.
Ensuite, référencer les papiers par thème.
Et pour finir, il faudra choisir un emplacement pour les ranger et organiser vos documents à l’aide d’organisateurs.
Toutefois, pour limiter le stockage de papier, le numérique est une solution écologique, complémentaire et efficace.
PAR OÙ COMMENCER ?
Le problème avec les papiers, c’est qu’on a tendance à tout garder.
Et quand on a besoin d’un document en particulier, on le retrouve plus.
C’est une source de stress qui conduit à la procrastination et à la perte de contrôle de notre administration.
Ranger ses papiers devient alors une priorité.
C’est souvent une galère, voire un calvaire pour de nombreuses personnes.
Rien que le mot paperasse résonne pour beaucoup comme une angoisse.
Pourtant, cette tâche administrative est incontournable dans sa vie.
Ranger ses papiers, c’est ranger sa maison, réorganiser sa vie et ranger dans sa tête.
Les bienfaits du rangement sont nombreux.
Il aide à se sentir mieux intérieurement, à vider son esprit, à vivre avec l’essentiel seulement ou encore de mettre de l’ordre dans sa vie.
Ainsi, cela favorise la prise en main de la gestion de son quotidien.
Lorsque l’anxiété et la frustration viennent ternir votre bien-être et que cette sensation d’être dans le brouillard se fait ressentir, il est grand temps d’agir.
Voici des mois que le rangement de vos papiers est inscrit sur votre liste des choses à faire.
Mais cette corvée se retrouve toujours en bas de votre liste, retardée à la semaine d’après.
C’est décidé, ce n’est pas demain, mais bien aujourd’hui.
Alors n’ajoutez plus rien sur votre liste, le rangement des papiers devient la principale tâche à accomplir.
Il est grand temps de montrer à ces montagnes de papiers qui est le chef à la maison !
Vous allez devoir dans un premier temps faire le tour de toutes les pièces de la maison.
Bien fouiller pour regrouper tous les papiers qui traînent dans un seul et même endroit.
Tous vos papiers sont réunis maintenant dans un endroit de la maison où les risques de distractions et d’interruptions sont les plus minimes.
Oubliez votre téléphone et fermez bien la porte de la pièce pour effectuer votre tri.
N’oubliez pas également que cet espace doit être bien dégagé afin que vous y soyez le plus confortablement installé.
Vous n’êtes peut-être pas obligé de trier vos papiers en un jour. Surtout si cela fait longtemps qu’ils s’accumulent.
Le plus important est d’avoir commencé et dans quelques jours tout sera réglé.
Vous le constaterez par vous-même.
4 ÉTAPES CLÉS POUR BIEN RANGER SES PAPIERS
ÉTAPE 1 : TRIER VOS PAPIERS
C’est maintenant que les choses sérieuses commencent avec ce gros tas de papiers face à vous !
Armez-vous d’une corbeille, d’un stylo et d’un bloc de post-it.
Séparez les documents personnels et professionnels.
C’est un par un qu’il va falloir définir la nature des documents.
Durant ce premier tri grossier, il est judicieux de s’organiser un système de classement en réunissant les documents de même type ensemble (la banque avec la banque, les impôts avec les impôts…).
N’oubliez pas également de faire des annotations à l’aide de post-it sur les documents qui requièrent une action spécifique.
Vous allez maintenant traiter plus en profondeur en formant 3 piles :
- Papiers à jeter.
- Papiers à traiter.
- Papiers à ranger.
Notez que certains types de documents doivent respecter des délais légaux de conservation.
Une fois le délai atteint, vous pouvez vous en débarrasser.
Voici quelques exemples. N’hésitez pas à consulter le site officiel du gouvernement pour en savoir plus :
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134.
- Contrats d’assurance : 2 ans.
- Relevés de compte bancaire : 5 ans.
- Versements allocations familiales : 5 ans.
- Déclarations de revenus : 3 ans.
- Avis impôts locaux : 1 an.
- Bulletins de salaire : jusqu’à la liquidation de la retraite.
- Justificatifs de versement d’allocations chômage : 3 ans.
- Factures d’un appareil ménager : jusqu’à la fin de la garantie.
ÉTAPE 2 : CLASSER SES PAPIERS PAR THÈME
Classer ses papiers administratifs peut sembler être une tâche ardue.
Mais c’est en fait un excellent moyen de mettre de l’ordre dans ses papiers.
L’astuce pour ranger ses papiers efficacement est d’établir un plan de classement de vos documents personnels.
C’est-à-dire que vous allez référencer avec précision chaque document.
Vous allez donc devoir bannir le mot divers.
Vos documents seront classés et organisés selon un ordre préétabli.
Cela peut être utile pour les documents importants qui doivent être facilement accessibles, tels que les contrats, les factures ou les documents médicaux.
Il peut également être utile pour les documents qui ne sont pas utilisés fréquemment.
Mais que vous souhaitez conserver en lieu sûr, tel que vos diplômes.
Une façon de commencer son plan de classement est de créer une liste principale de tous les différents documents que vous possédez.
Créer des catégories telles que : banque – CAF – impôts – assurance – santé – logement…
Vous saurez exactement dans quel type de rangement vos papiers seront rangés.
Maintenant, voyons plus en détails, dans quoi ranger vos papiers.
ÉTAPE 3 : DANS QUOI RANGER SES PAPIERS ?
Vous allez devoir trouver une solution de classement qui soit aussi bien fonctionnelle qu’attrayante.
Optez pour un beau caisson de bureau si vous avez beaucoup de dossiers à ranger.
C’est la meilleure solution qui vous motivera à organiser vos papiers.
L’avantage avec le caisson de bureau, c’est qu’il est 2 en 1.
En effet, c’est à la fois un meuble de rangement et un organisateur.
Grâce à ses dossiers suspendus, vous êtes certains de vous retrouver dans vos papiers.
D’autres solutions existent, notamment si vous manquez d’espace, si vous n’avez pas beaucoup de dossier ou si vous avez des préférences.
Une étagère, un tiroir de bureau, un meuble TV peuvent très bien réserver une place pour tous vos dossiers.
Après avoir déterminé l’emplacement de vos papiers.
Il va falloir choisir des organisateurs de bureau le plus adapté à votre situation. En voici quelques-uns :
Le porte-revues : pour le déposer éventuellement sur une étagère.
Le trieur : pour trier vos papiers par catégories.
La boîte de rangement avec dossiers suspendus : une bonne alternative au caisson de bureau.
Les boîtes d’archives : pour les documents à archiver.
Le module de rangement : pour avoir à portée de main vos documents du quotidien.
Les pochettes en plastique : pour ranger et protéger vos documents.
Le porte-documents ou bannette : pour les documents à traiter.
Les chemises à fenêtre : pour ranger ses papiers par couleurs.
Des classeurs : pour classer les documents par thème avec l’introduction d’intercalaires.
Nous vous conseillons de bien étiqueter tous vos organisateurs pour vous y retrouver facilement.
Favorisez également le rangement à la verticale.
Vous gagnerez sans doute plus de place et les documents seront plus accessibles.
Maintenant que vous avez traité et rangé tous vos papiers, vous allez devoir instaurer une discipline de fer qui va vous faciliter grandement les choses pour ne pas retomber dans vos travers.
Vous allez devoir vous organiser pour que les derniers papiers reçus aillent rejoindre leur place définitive.
Mais avant cela, tous les jours, en rentrant à la maison, chaque courrier reçu devra être déposé dans la petite bannette étiquetée “Papiers à traiter”.
Vous éviterez ainsi d’éparpiller vos papiers dans les 4 coins de la maison.
ÉTAPE 4 : NUMÉRISER SES PAPIERS : UNE SOLUTION ÉCOLOGIQUE
Si vous aussi, vous cherchez à tout prix à éliminer un maximum de papier chez vous. Favorisez le numérique.
C’est une excellente idée pour gagner de la place et surtout réduire les déchets.
Vous participez à votre niveau à un meilleur mode de vie.
Pour ce faire, vous pouvez numériser un grand nombre de factures grâce aux organismes qui jouent le jeu de l’écologie.
Au lieu de recevoir tous les mois vos factures téléphoniques ou bien vos relevés de compte sous format papier, choisissez l’option de l’application.
Vous aurez accès en direct à tous les détails que vous souhaitez connaître.
En ce qui concerne les documents que vous avez à la maison. La numérisation est extrêmement facile.
Procurez-vous un scanner et scannez vos documents un par un. Ou bien photographier vos documents.
Vous pourrez ensuite les classer dans des fichiers sur votre ordinateur.
Vous pouvez nommer le dossier principal “Mes Papiers” qui regroupe alors tous les sous-dossiers.
C’est simple et tellement pratique !
Notez que pour certains cas, les documents scannés n’ont pas la valeur d’un original.
Des organismes pourront toujours vous demander les originaux, donc il vaut mieux éviter de les jeter.
Choisissez donc bien vos documents à scanner.
Une fois scannés, stockez vos documents dans des boîtes d’archive que vous pouvez mettre dans la cave par exemple.
EN CONCLUSION
Il est certes décourageant de commencer à ranger ses papiers, quand il y en a partout.
Mais si vous débutez progressivement en suivant nos 4 étapes, vous remarquerez que c’est possible.
Nous comprenons à quel point cette tâche peut-être démotivante.
Mais, une fois que c’est fait, vous n’aurez plus à refaire le tri.
En effet, on a vu que la clé était d’organiser vos papiers dès leur réception à l’aide d’organisateurs.
Voici 3 organisateurs qui pourront vous aider dans vos premiers pas vers une organisation efficace de vos papiers administratifs.
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TRIEUR
LES PLUS
✅ Grande capacité.
✅ Séparateurs colorés.
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✅ 3 tiroirs.
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LES CHEMISES
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✅ Différents coloris.
✅ Fenêtre pour visualiser le contenu.
✅ Pratiques.
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